Ułatwienia dostępu

Skip to main content

Jak napisać komunikat prasowy

18 kwietnia, 2024

Komunikaty prasowe służą do budowania relacji z mediami, a także do bezpośredniego dotarcia do swojej grupy docelowej zarówno przez przedsiębiorstwa, samorządy jak i organizacje pozarządowe.

Komunikat prasowy to najczęstsza forma kontaktu z dziennikarzami. Jego celem jest przekazanie informacji o wydarzeniach, które miały miejsce lub, które są zaplanowane. Na początek warto zacząć od sporządzenia bazy kontaktów oraz mediów gdzie chcielibyśmy, aby dana informacja trafiła. W tym celu należy przeglądać strony internetowe tytułów lub drukowane wydania.

Warto zrobić dokładną analizę rynku medialnego. Większość portali posiada zakładkę „o nas” i/lub „redakcja” – to właśnie tam opisany jest zakres tematycznych medium, a i często sami redaktorzy opisują, jakie tematy ich szczególnie interesują. Pomocne jest też sprawdzenie publikowanych tekstów na portalu lub bezpośredni kontakt z dziennikarzem i dopytanie jakimi materiałami moglibyśmy go wesprzeć.

Warto wiedzieć, że jeśli organizacja posiada środki na takie działania, warto spróbować to istnieje możliwość kupienia gotowej bazy (najczęściej sprofilowanej lokalnie lub tematycznie) dziennikarzy z adresami mailowymi bądź telefonicznymi. 

Co to jest komunikat prasowy?

Komunikat prasowy jest to informacja wysyłana do mediów w celu ogłoszenia treści, która ma wartość medialną. Zazwyczaj komunikaty prasowe są wysyłane drogą pocztową, faxem lub e-mailem do edytora a następnie do gazety, magazynu, stacji radiowej lub stacji telewizyjnej. Komercyjne komunikaty prasowe służą do rozprowadzenia najświeższych wiadomości.

 Elementy, które stanowią strukturę komunikatu prasowego to: 

  • nagłówek – służy do zwrócenia uwagi dziennikarza i ogólnie sumuje wiadomość komunikatu; w nagłówku powinna się też znaleźć informacja kto jest autorem informacji oraz logo jeśli jest.
  • data (w nagłówku komunikatu) – zawiera miejsce i datę, w którym ma się odbyć wymienione wydarzenie;
  • tytuł (maksymalnie 5 słów, zawierający najważniejszy element informacji)
  • wstęp lub tzw. lead – pierwszy paragraf komunikatu prasowego podaje odpowiedzi na pytania: Kto, Co, Kiedy, Gdzie, Dlaczego i Jak; powinien zawierać maksymalnie 6 linijek;
  • rozwinięcie – dalsze wyjaśnienia, statystyki, pochodzenie lub inne informacje związane z komunikatem; rozwinięcie powinno prezentować szerzej wydarzenie będące przedmiotem informacji i odpowiadającego na pytania dlaczego? z kim? po co? co z tego wynika?
  • boilerplate – generalne informacje dotyczące spraw, pochodzenia lub wydarzeń firmy, organizacji lub osoby indywidualnej wystosowującej komunikat prasowy;
  • zakończenie – w północnej Ameryce, tradycyjnie stosuje się znak „-30-”, który pojawia się zaraz po boilerplate lub rozwinięciu ale przed danymi kontaktowymi wskazując dziennikarzom na koniec komunikatu. Współcześnie jednak częściej możemy znaleźć symbol przedstawiający trzy krzyżyki „###”. W innych krajach, stosuje się słowo „end” lub po prostu „koniec”;
  • ewentualnie informacje dodatkowe na temat programu, akcji – warto poświęcić ostatni akapit danej organizacji, informując o tym, jak długo działa, jaką ma misję i jakie ma do tej pory najważniejsze osiągnięcia.
  • informacje uzupełniające, często zawierające cytat (z zaznaczeniem autorstwa) osoby, której autorytet potwierdza rangę wydarzenia lub stanowi komentarz do przedstawionych faktów (może to osoba z organizacji lub uczestnik czy ekspert). Można również dołączyć obrazowe przykłady, liczby, nieoczywiste dane.
  • dane kontaktowe – imię i nazwisko, numer telefonu, e-mail adres lub inny rodzaj kontaktu dla PR lub innej osoby ze środowiska mediów.

Specjaliści od PR zwracają też uwagę, że pisząc informację o faktach, należy używać wyrazów konkretnych, nazywać rzeczy po imieniu i unikać omawiania ich. 

Przy tworzeniu treści komunikatu stosuje się często zasadę odwróconej piramidy. Oznacza ona, że wszystkie najważniejsze informacje odpowiadające na pytania podawane są w leadzie.

Inne porady w zakresie pisania komunikatów prasowych:

  • Konstruujemy krótkie zdania. 
  • Unikamy „upiększających” przymiotników – jak np. niezwykły, niesamowity, wspaniały. 
  • Unikamy środowiskowego żargonu. 

Przygotowaną informację należy sprawdzić czy została napisana bez błędów gramatycznych i stylistycznych. Informacja z błędami wpływa na wizerunek organizacji i wpływa na jej postrzeganie jako profesjonalnego podmiotu. Dlatego bezpiecznym rozwiązaniem jest po napisaniu informacji dać ją komuś do przeczytania – by sprawdzić czy np. nie ma błędu w literach. Jeśli nie ma takiej możliwości, należy informację wydrukować i sprawdzić samemu na wydruku (pisząc sami w komputerze, nie widzimy błędów na ekranie monitora). 

Informacja prasowa powinna być krótka i nie powinna być dłuższa niż jedna strona A4. Istotny jest przejrzysty układ graficzny (wygląd) informacji. Powinna zawierać akapity, odstępy, pogrubienia.

Przy wysyłaniu informacji warto załączyć plik w formacie pdf. Dzięki temu można mieć pewność, że redakcja będzie w stanie otworzyć dokument. 

W treści e-maila, w którym wysyłamy informację prasową powinna się znaleźć wyraźna zapowiedź czego dotyczy załącznik a jeśli chodzi o imprezy – także link do jej strony na www oraz do utworzonego w związku z tym wydarzenia na Facebooku.

Jak napisać komunikat prasowy? Jak zwiększyć szansę na publikację komunikatu prasowego? Chcesz dowiedzieć się więcej? Wybierz najbliższy Lokalny Inkubator NGO, skontaktuj się i umów się na doradztwo już dziś!

Źródło: