Ułatwienia dostępu

Skip to main content

Zarządzanie zespołem

02 sierpnia, 2023

Efektywne zarządzanie zespołem jest kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w każdej organizacji. Jak to robić, aby działania były skuteczne i prowadziły do osiągnięcia wyznaczonych celów?

Kapitał ludzki

Obszar związany z zarządzaniem ludźmi w organizacji jest jednym z głównych elementów odpowiadających za powodzenie projektów.

Wysoko wykwalifikowani, dobrze zmotywowani i zaangażowani pracownicy są uważani za źródło korzyści dla pracodawcy. Co więcej, okazuje się, że obszar związany z zarządzaniem ludźmi w organizacji jest jednym z głównych elementów odpowiadających za powodzenie nowo wdrażanych przedsięwzięć. Według Michała Trockiego, który szczegółowo analizował to zagadnienie, sukces projektu zależy przede wszystkim od następujących czynników: wyboru menedżera projektu, jego kompetencji, składu zespołu projektowego, autorytetu menedżera projektu.

Kapitał ludzki jest mocną stroną każdego projektu, a co więcej, może być określany mianem czynnika sukcesu projektu. Właściwy dobór członków zespołu i menedżera projektu stanowi kluczowy czynnik sukcesu. Kapitał ludzki postrzegany jest obecnie jako kluczowy zasób, który ma ogromne znaczenie w tworzeniu przewagi strategicznej, a także w budowaniu konkurencyjności nie tylko organizacji pozarządowej ale każdego przedsiębiorstwa. 

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami to organizowanie i koordynowanie procesu rozwiązywania problemu. Zdaniem Jamesa P. Lewisa zarządzanie projektem polega na planowaniu, opracowywaniu harmonogramów oraz kontrolowaniu działań określonych w projekcie. Jego zdaniem najistotniejszym elementem jest przyporządkowanie poszczególnym osobom zaangażowanym w realizację projektu zadań i odpowiedzialności.

Liczba uczestników i rola, jaką odgrywają oni w projekcie, uzależnione są w dużym stopniu od charakteru konkretnego projektu. Niezależnie jednak od skali danego przedsięwzięcia niemal we wszystkich projektach realizowanych w przedsiębiorstwach występują następujące podmioty: dyrektor projektu, menedżer (kierownik) projektu, zespół projektowy oraz sponsor projektu.

Ważną  rolę pełni menedżer projektu. Od niego zależy w dużej mierze powodzenie przedsięwzięcia. Efektywne kierowanie projektem jest zazwyczaj zagadnieniem złożonym i skomplikowanym. Natomiast liczba i zróżnicowanie czynników mających wpływ na jego powodzenie jest bardzo duża i ma wiele źródeł. Pomyślne realizowanie projektu wymaga zatem wykazania się zdolnościami interdyscyplinarnymi kierownika projektu.

Każdy dobry menedżer powinien posiadać następujące umiejętności takie jak:

• prowadzenia negocjacji,
• budowania zespołu projektowego,
• sprawowania przywództwa,
• komunikowania się, motywowania ludzi,
• organizowania działań projektowych,
• podejmowania decyzji.

Menedżer projektu planuje, organizuje i koordynuje pracę, kieruje, nadzoruje i monitoruje projekt oraz przewodniczy jego wykonaniu. Ponadto dąży do zorganizowania zasobów w taki sposób, by wystarczyły one do zakończenia przedsięwzięcia, pomimo pojawiających się problemów i wciąż zachodzących zmian. Jego zakres odpowiedzialności jest ogromny i obejmuje między innymi:

•  przydzielanie zadań bezpośrednio członkom zespołów,
• aktualizowanie planów projektu,
• sporządzanie regularnych raportów,
• motywowanie członków zespołu projektowego,
• sporządzanie ocen pokazujących wydajność osób w zespole.

Jednym z kluczowych zadań menedżera projektu jest powołanie zespołu projektowego. Od zaangażowania i posiadanych kompetencji pracowników tworzących zespół projektowy w dużym stopniu zależy powodzenie przedsięwzięcia.

Dysfunkcje zespołu

Czynnikiem negatywnie oddziałującym i wpływającym na osiągnięcie sukcesu projektu to brak współpracy w zespole projektowym, rotacja pracowników, niewłaściwy wybór menedżera projektu oraz duże obciążenie pracowników zadaniami. Można uznać, że wszystkie te czynniki są ze sobą powiązane i mają wspólne źródło, a jest nim nieodpowiednio dobrany menedżer. Gdy na tym stanowisku pojawi się niewłaściwa osoba, która nie potrafi zbudować atmosfery współpracy w zespole, w grupie dochodzi do częstych konfliktów, a w ich konsekwencji następuje duża fluktuacja pracowników, co nie służy realizacji zadań projektowych.

Zespół rozproszony

Postęp technologiczny, globalizacja oraz zawirowania gospodarcze sprawiły, że część z nas wykonuje swoje służbowe obowiązki z domu lub z dowolnego miejsca na świecie.

Praca zdalna to dla wielu pracowników wygoda, ograniczenie kosztów i oszczędność czasu, który trzeba poświęcać na dojazdy do biura. Dla przedsiębiorstwa to także redukcja wydatków związanych m.in. z wynajmem i utrzymaniem przestrzeni biurowych. Jednak praca zdalna w zespołach rozproszonych ma również swoje wady. Największą bolączką jest efektywnie zarządzanie, motywowanie i rozliczanie pracowników, których często nawet nie poznaliśmy osobiście. Do tego praca poza siedzibą firmy, albo sporadyczne spotkania w biurze, w dłuższej perspektywie prowadzą do osłabionego poczucia przynależności i identyfikacji z misją przedsiębiorstwa. Wszystko to sprawia, że osoby kierujące pracą zespołów rozproszonych stają przed wymagającym wyzwaniem.

Ja skutecznie zarządzać zespołem rozproszonym?

To, co zapewni bardziej skuteczne zarządzanie zespołem to:

  1. Zapewnienie narzędzi do skutecznej i niezaburzonej komunikacji – należy zapewnić najlepszą jakość przesyłanego obrazu i dźwięku oraz dające możliwość komunikowania się większej grupie osób w tym samym czasie Do popularnych rozwiązań wykorzystywanych w tym obszarze zaliczyć można m.in. Microsoft Teams, Skype czy Zoom. Warto zapewnić także narzędzia pozwalające na szybką komunikację bez konieczności organizowania spotkań, jak Slack czy Google Chat. Oprócz rozwiązań ułatwiających komunikację konieczne jest udostępnienie członkom zespołu narzędzi stworzonych do zarządzania projektami, jak Asana, Trello czy Wrike. Pozwalają one m.in. przydzielać projekty poszczególnym specjalistom, monitorować postęp pracy, określać kamienie milowe czy tworzyć indywidualne reguły.
  1. Jasno określone cele – członkowie zespołu muszą rozumieć sens realizowanych celów Współpracujące ze sobą osoby muszą wiedzieć, jaka jest ich rola oraz ile czasu mogą poświęcić na wykonanie swojego zadania.
  1. Spotkania – warto dbać kontakt osobisty i organizację wspólnych spotkań. Mogą być to np. comiesięczne burze mózgów przeprowadzane w biurze.
  1. Motywacja i docenianie pracy – przede wszystkim pracownicy powinni czuć, że lider dba o ich interesy, dzieli się doświadczeniem i sygnalizuje, że wszyscy w równym stopniu mogą liczyć na jego pomoc. To doskonałe podwaliny pod stworzenie atmosfery pracy opartej na zaufaniu i szacunku. Na wysoką motywację wpływ mają także podwyżki, nagrody i premie dla najbardziej zaangażowanych pracowników.

Jeśli chcesz być na bieżąco zapisz się do naszego Newslettera!

Źródło: www.wsp-nlu.edu.pl, www.dbc.wroc.pl, www.pb.pl
Foto: www.pexels.com