Zarządzanie w organizacji pozarządowej
Zarządzenie to bardzo ogólne pojęcie. W odniesieniu do organizacji pozarządowych możemy mówić o zarządzaniu na wielu płaszczyznach, między innymi zarządzaniu kapitałem ludzkim, projektami, finansami czy też zarządzaniu strategicznym.
Definiując zarządzanie mówimy o działalności kierowniczej, w której cele osiąga się poprzez planowanie działań, ich organizowanie i motywowanie ludzi do określonych postaw i działań oraz kontrolę ich realizacji.
Jest to ogólny zakres działań, procesów i decyzji, których zastosowanie w odniesieniu do zasobów, osób, kapitału lub organizacji ma zapewnić warunki do efektywnego ich funkcjonowania, prowadzącego do osiągnięcia postawionych celów.
Zarządzanie strategiczne
Zarządzanie strategiczne to ciągłe poszukiwanie sposobu dostosowania się organizacji do zmieniających się warunków zewnętrznych i wewnętrznych poprzez modyfikację celów i metod ich realizacji. Strategia to koncepcja funkcjonowania organizacji w dłuższym okresie. Zawiera główne cele, sposoby działania i reguły zachowania się, związane z odległym horyzontem czasowym zarówno z punktu widzenia okresu potrzebnego do wykonania tych czynności, jak i do wystąpienia ich efektów. Stworzenie przez organizację pozarządową strategii pozwala realizować jej misję. Skuteczna strategia jest jednym z czynników sukcesu i trwałości organizacji, dlatego tak ważna jest koncentracja na myśleniu strategicznym w codziennych działaniach organizacji pozarządowej.
Cechą zarządzania strategicznego jest skupienie się na długotrwałym rozwoju organizacji, a celem jest poszukiwanie nowych dróg rozwoju poprzez doskonalenie i innowacje. Dzięki zarządzaniu strategicznemu organizacja skupia się na planowym zarządzaniu zmianom; wpływa na rozwój oferty, wzbogacenie jej o nowe usługi i produkty. W takim zarządzaniu decyzje podejmowane są przy uwzględnieniu długofalowych skutków. Efektem takiego zarządzania jest tworzenie przyszłych rozwiązań.
Zarządzanie kapitałem ludzkim
Aby organizacja pozarządowa sprawnie działała musi ustalić zasady zarządzania oraz określić wszystkie zasoby ludzkie, które mają znaczenie dla jej funkcjonowania np. członkowie (w stowarzyszeniach), władze, pracownicy, różnego rodzaju interesariusze (np. kluczowi partnerzy). Forma prawna organizacji także narzuca elementy które np. w strukturze organizacyjnej muszą być uwzględnione (m.in. posiadanie organu nadzoru).
Aby przyjęte zasady zarządzania sprawdziły się w praktyce życia organizacji, powinny być ściśle do niej dopasowane, wynikać z jej charakteru i specyfiki. Należy wziąć pod uwagę:
- wiek i rozmiar organizacji, zaplecze finansowe i rzeczowe np. jakimi pieniędzmi dysponuje.
- misję i działania merytoryczne np. czy organizacja prowadzi działania stałe, czy raczej okazjonalne.
- obszar działania i zasięg organizacji np. czy grupy odbiorców wymagają szybkiego reagowania i elastyczności, czy raczej są stabilne.
- grupy zaangażowane w działanie organizacji, w tym członkowie np. ilu ludzi i jak z nami i dla nas pracuje.
- liderów: ich doświadczenie, zaangażowanie.
Zdaniem Agnieszki Budzyńskiej z portalu Akademia NGO, zarządzanie ludźmi w organizacjach jest bardzo skomplikowane. NGO’sy to podmioty, w których nie występują jasna hierarchia i czytelny podział obowiązków. „W organizacjach najczęściej występuje płaska struktura zależności osobowych, która może być poważnie zagmatwana”. Jedna osoba może jednocześnie pełnić rolę członka zarządu organizacji oraz personelu projektu, który jest koordynowany przez zleceniobiorcę danej organizacji. Dodatkowo należy uwzględnić to, że w organizacjach są okresy, w których organizacja ma środki projektowe i może wynagrodzić swoich współpracowników oraz okresy, w których personel organizacji nie otrzymuje za swoją pracę gratyfikacji finansowych. Rodzi to dziwne zależności i konieczność brania pod uwagę, podczas zarządzania personelem, naprawdę różnych czynników finansowych i pozafinansowych.
Agnieszka Budzyńska pisze o trzech warunkach, które muszą być spełnione, aby prawidłowo zarządzać zasobami ludzkimi w organizacjach:
- Konsekwentne budowanie kompetentnego zespołu współpracowników, który jest w stanie świadczyć usługi wysokiej jakości. Budowanie zespołu powinno skupiać się na dwóch aspektach: utrzymaniu stałej, wysoko wykwalifikowanej kadry oraz na kompleksowej edukacji młodych osób przychodzących do organizacji, tak by docelowo nabyły wiedzę i umiejętności niezbędne do pracy na samodzielnym stanowisku merytorycznym w NGO.
- Gromadzenie wiedzy w organizacji tak, by wdrożenie do działania nowego wolontariusza lub współpracownika było proste i przyjemne. Działające strategicznie organizacje gromadzą wiedzę techniczną (np. dane współpracowników, procedura obiegu dokumentów finansowych, zasady zakupów) i merytoryczną (np. prezentacje z prowadzonych przez organizację szkoleń) tak, aby każda kolejna osoba po wskazaniu miejsca przechowywania dokumentacji mogła samodzielnie wykonać dane zadanie lub czynność. Dzięki temu, po odejściu z organizacji kluczowej osoby, kolejne osoby mogą prowadzić działanie na podobnym poziomie.
- Dobre relacje w zespole, bez których żadna organizacja pozarządowa nie przetrwa trudniejszego okresu. Dobre relacje dają również poczucie bezpieczeństwa, co pozwala na kreatywne wymyślanie nowych pomysłów na wspólne działania.
Więcej o zarządzaniu kapitałem ludzkim pisaliśmy w artykule Zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji pozarządowej.
Zarządzanie projektami
Umiejętność zarządzania projektami, o czym pisaliśmy TUTAJ, jest bardzo ważna ponieważ działania projektowe są bardzo charakterystyczne dla organizacji pozarządowych. Organizacje pozarządowe tworzą projekty chcąc dokonywać zmian w swoim otoczeniu i w ten sposób realizując swoją misję. Planowanie/ projektowanie, a następnie praca zgodnie z wypracowanym projektem to cenna umiejętność.
Zarządzanie finansami
Dwie najważniejsze funkcje, które kształtują efektywność zarządzania finansami w organizacjach pozarządowych to planowanie i kontrola. Zarządzanie finansami jest to całokształt działań, których celem jest zapewnienie stabilności finansowej organizacji w bieżącej i przyszłej perspektywie czasowej. W praktyce organizacji pozarządowych zarządzanie finansami dotyczy w szczególności planowania budżetu, zdobywania i dysponowania środkami finansowymi, bieżącego monitorowania stanu finansów w organizacji i utrzymywania płynności pieniężnej.
Zarządzanie finansami powinno przede wszystkim odzwierciedlać strategię rozwoju organizacji. W strategii zawarta jest misja i cele organizacji dzięki czemu wyznaczone są płaszczyzny finansowania – obszary działania organizacji, na które pozyskuje się środki finansowe.
Chcesz wiedzieć więcej na temat zarządzania w organizacji pozarządowej? Jakie są obszary zarządzania? Jakie działania składają się na zarządzanie? Jaka jest rola osób zarządzających organizacjami? Wybierz najbliższy Lokalny Inkubator NGO, skontaktuj się i umów się na bezpłatne doradztwo już dziś!
Źródło: www.poradnik.ngo.pl, www.akademiango.pl, www.isp.uj.edu.pl
Foto: www.pexels.com
