Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami to coraz bardziej powszechny sposób kierowania organizacjami. Planowanie, harmonogramowanie, realizacja, kontrola i rozliczanie zadań składają się na realizację celów. Dowiedz się, jak zarządzać projektem, aby osiągnąć wyznaczony cel.

Zarządzanie projektami pozwala na realizowanie nawet wielu bardzo skomplikowanych, czasochłonnych i złożonych zadań, które dzięki tej formie zarządzania mogą zostać zrealizowane bez zbyt wysokich nakładów finansowych. Zarządzanie projektami w organizacjach ogranicza się przede wszystkim do określenia poszczególnych zadań projektów, powołania kierownika projektu i zlecenie wykonania tego projektu w danym czasie i budżecie.

Wykonanie i cała odpowiedzialność za projekt przenoszona jest najczęściej na kierownika projektu. Ten zaś musi samodzielnie określić, czy chce zastosować zwinne zarządzanie projektami czy inny sposób realizacji powierzonych zadań.

Zarządzanie projektami zrodziło się z połączenia kilku rodzajów inżynierii i powstało na początku XX wieku, ale narzędzia i techniki, które definiują współczesne zarządzanie projektami zaczęły pojawiać się dopiero w latach 50. XX wieku. Wtedy to zarządzanie projektami zaczęło stawać się odrębną, rozpoznawalną metodologią – najczęściej stosowaną w projektach inżynieryjnych. 

W 1969 roku został założony Project Management Institute (PMI), który odegrał dużą rolę w definiowaniu i promowaniu zarządzania projektami w ciągu następnych kilku dekad. Oprócz oferowania kierownikom projektów możliwości zdobycia certyfikacji, PMI opublikował w 1996 roku pierwszą edycję „Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami” (ang. A Guide to the Project Management Body of Knowledge, The PMBOK Guide), które regularnie aktualizuje.

W przeszłości kierownik projektu był pracownikiem wyspecjalizowanym, który przechodził specjalne szkolenia w zakresie metodologii i narzędzi zarządzania projektami oraz posiadał certyfikaty. W tamtych czasach narzędzia do zarządzania projektami były trudne w konfiguracji i obsłudze, nierzadko wymagały specjalistycznej wiedzy, dlatego kierownik projektu był niezbędny do prowadzenia projektów.

Współczesne zarządzanie projektami wygląda już zupełnie inaczej. Dziś każdy może zostać kierownikiem projektu – nie trzeba wcale uzyskiwać żadnych certyfikatów ani uczyć się branżowego żargonu. Jeśli zarządzasz projektem – niezależnie od jego charakteru – jesteś kierownikiem projektu. Według niektórych definicji, jeśli  dana osoba pracuje z ludźmi, nad tematami, które wymagają współpracy, zaplanowania czasu, pojawiają się nieprzewidziane problemy i trzeba  to wszystko spiąć w czasie, upewnić się, że każdy wie co ma zrobić i na kiedy – to już można mówić o pewnego rodzaju zarządzaniu projektem.

Etapy zarządzania projektem

W encyklopedii zarządzania znajdujemy następujące etapy zarządzania projektem:

• Definiowanie projektu.
• Planowanie projektu.
• Realizowanie projektu.
• Kontrola i monitorowanie projektu.
• Zamykanie projektu.

1. Definiowanie projektu – ma charakter koncepcyjny. Jest ono bardzo ważne w późniejszych cyklach. Na tym etapie należy zdefiniować zakres prac niezbędnych do wykonania, oraz podzielić je między członków zespołu. Możemy wyróżnić tutaj trzy podetapy takie jak: inicjowanie, definiowanie projektu oraz budowanie zespołu projektowego.

Inicjowanie projektu polega na współpracy kierownika projektu z klientami. Należy na tym etapie dojść do porozumienia w najważniejszych aspektach oraz określić zakres projektu. Pomocna tutaj może byś odpowiedź na następujące pytania: czego dotyczy projekt, jaki jest jego cel, jakie jest ryzyko związane z tym projektem itp.
Definiowanie projektu ma na celu określenie tematu projektu, objaśnienie jego istoty, celu oraz zakresu przedsięwzięcia.

Budowanie zespołu projektowego składa się z następujących etapów: 

• Wybór instytucjonalnej formy realizacji projektu.
• Powołanie kierownictwa projektu.
• Powołanie innych organów kierowniczych projektu.
• Organizowanie pracy zespołu projektu.
• Pozyskanie pracowników zespołu projektowego.
• Opracowanie planu pracy zespołu projektowego.
• Zatwierdzenie organizacji i planu pracy zespołu projektowego.
• Zatwierdzenie organizacji i planu pracy zespołu projektowego przez kierownictwo.

2. Planowanie projektu polega na określeniu wymogów projektu oraz zdefiniowaniu, na czym będzie polegał „sukces projektu”. Ta faza projektu ma kluczowe znaczenie dla skutecznego zarządzania projektem, a także osiągnięcia celów projektu. Na etapie planowania, opracowuje się plan projektu, wyznacza kluczowe kamienie milowe, a także określa koszty projektu oraz oś czasu.

3. Realizacja projektu – faza wykonawcza będzie stanowić główną część projektu. Na tym etapie zespół będzie pracować nad realizacją produktów końcowych projektu. Aspekty, o których należy pamiętać w tej fazie projektu obejmują zarządznie obciążeniem zespołu, zarządzanie czasem oraz zarządzanie zadaniami. Ich celem jest koordynacja działań zespołu, utrzymanie pracy na właściwych torach i upewnienie się, że żaden członek zespołu nie jest przeciążony zadaniami.

4. Kontrola i monitorowanie projektu – kontrola nad projektem ma miejsce przez cały cykl życia projektu, jest ona niezbędna do uniknięcia błędów na etapie jego realizacji. W czasie trwania projektu pomocne w rozwiązywaniu problemów oraz w zwiększeniu przejrzystości i poprawie współpracy między zespołami międzyfunkcyjnymi może być raportowanie.

5. Zamykanie projektu – po zakończeniu projektu zasadne jest spotkanie się z interesariuszami, aby go podsumować i wyciągnąć wnioski. W zależności od rodzaju zespołu, można zrobić to w formie retrospekcji, spotkania po zakończeniu projektu lub spotkania podsumowującego. Można tutaj wymienić kilka etapów:

• Odbiór projektu przez zleceniodawcę.
• Rozliczenie projektu.
• Opracowanie raportu z realizacji projektu.
• Podjęcie decyzji o zakończeniu projektu.
• Rozwiązanie zespołu projektowego.

Odbiór projektu powinien odbywać się gdy osiągnięto cele jakościowe projektu. 

Chcesz wiedzieć więcej na temat zarządzania projektami? Zapraszamy do kontaktu! Wybierz najbliższy Lokalny Inkubator NGO, skontaktuj się i umów się na bezpłatne doradztwo już dziś!

Źródło: https://mfiles.pl/pl/index.php/Etapy_projektu; www.asana.com; www.leadership-center.pl
Foto: www.pexels.com