Zarządzanie finansami w NGO

Planowanie i kontrola finansów to dwie kluczowe funkcje zarządzania, które kształtują efektywność każdej organizacji, nie tylko pozarządowej. O czym należy pamiętać a czego unikać podczas zarządzania finansami?

Planowanie i kontrola są ze sobą ściśle powiązane, ponieważ plan pozbawiony kontroli nie ma wielkich szans sprawnej realizacji, a kontrola pozbawiona planu staje się zabiegiem formalnym, oderwanym od celów organizacji. 

Zgodnie z definicją, zarządzanie finansami jest to całokształt działań, których celem jest zapewnienie stabilności finansowej organizacji w bieżącej i przyszłej perspektywie czasowej.

Zarządzanie finansami powinno przede wszystkim odzwierciedlać strategię rozwoju organizacji. W strategii zawarta jest misja i cele organizacji dzięki czemu wyznaczone są płaszczyzny finansowania – obszary działania organizacji, na które pozyskuje się środki finansowe.

W budżetowaniu planowanie i kontrola posługują się odrębnymi technikami, a ich wzajemne powiązania wzmacniają decyzje o zatwierdzeniu budżetu, co wprowadza obowiązek jego realizacji oraz decyzje o rozliczeniu z wykonania, co zamyka okres budżetowy. Jak pisze Wojciech Czakon w książce „Planowanie i kontrola budżetowa w organizacjach” – Budżetowanie to cykl wyróżniający się sprzężeniem zwrotnym pomiędzy planem, kontrolą a planowaniem następnych okresów. O przydatności budżetowania w zarządzaniu przesądza właśnie wzajemny związek pomiędzy kontrolą a planowaniem. Pozwala uruchomić procesy uczenia się w organizacji, przyczyniając się do jej doskonalenia. Wymaga to jednak prawidłowego stosowania technik planowania budżetowego oraz kontroli budżetowej. Powierzchowne, skrócone sposoby, takie jak budżetowanie przyrostowe czy rachunek odchyleń, pozbawiają budżety przydatności decyzyjnej, ponieważ skupiają się na zagadnieniach rachunkowych.

Planowanie budżetu

Każda organizacja pozarządowa, niezależnie od wielkości i od rodzaju prowadzonej działalności, realizuje określone cele strategiczne i operacyjne. Dlatego bardzo ważna jest wiedza o zaangażowanych do działalności środkach finansowych oraz o możliwościach ich wykorzystania w działalności. Na podstawie takich informacji organizacja może ustalić długo- i krótkookresowe plany alokacji posiadanych zasobów, czyli budżet.

Niestety bardzo często organizacje pozarządowe budują strukturę finansowania w oparciu o budżety projektów dofinansowanych z dotacji ze środków publicznych. W strukturze finansowania koniecznie należy uwzględnić pozostałe „pozadotacyjne” źródła finansowania, tj. działalność gospodarczą, odpłatną, 1,5%, zbiórki publiczne. Wprawdzie dochód z działalności gospodarczej służyć ma wyłącznie realizacji celów statutowych i nie może być przeznaczony do podziału między członków organizacji, stanowi jednak pewną alternatywę wobec finansowania działań ze środków publicznych.

Ustalenie budżetu powinno nastąpić na podstawie dokładnie określonych planów długo- i krótkookresowych. Długookresowe plany zazwyczaj należy sporządzić na okres 5-10 lat. Plany roczne to plany operacyjne, których wykonanie powinno doprowadzić do realizacji planów długookresowych, czyli strategicznych. Na tym etapie należy określić strategię działalności oraz – na podstawie danych (zewnętrznych i wewnętrznych) i informacji z otoczenia – określić sposób działania.

W kolejnym etapie na podstawie planów długookresowych należy określić plan działania na okresy roczne. Plany strategiczne wyznaczają cel długookresowy, którego realizacja zależy od wykonania planów rocznych. Dlatego zanim nastąpi szczegółowe opracowanie planu rocznego, należy ustalić konkretną strategię działań na okres planu strategicznego, wyodrębniając cele i działania na okresy roczne. 

Etap drugi obejmuje przygotowanie konkretnych planów wartościowych, tj. budżetu, na podstawie przygotowanej uprzednio dokumentacji. Przy sporządzaniu budżetu należy z dużą dokładnością oszacować wszystkie możliwe przychody i koszty.

W przypadku organizacji non profit szczególną uwagę należy poświęcić przychodom. Ponieważ te organizacje (w szczególności nieprowadzące działalności gospodarczej) nie mają w zasadzie stałego źródła przychodów, możliwość ich uzyskania powinna stanowić element bieżącego zarządzania.

W budżecie powinny więc znaleźć się co najmniej podstawowe kategorie kosztów i przychodów wynikające z załącznika nr 2 do rozporządzenia MF w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Należy je wyszczególnić na podstawie danych historycznych, planując wszystkie koszty i przychody występujące w poprzednich latach obrotowych.

Kontrola budżetu

Kontrola oznacza z jednej strony okresowy pomiar efektów działania, ich rejestracje oraz porównanie do wielkości planowanych. W ten sposób ustala się odchylenie wielkości rzeczywistych od wielkości planowanych. Jeśli występują odchylenia bardzo ważna jest analiza odchyleń.

Na jej podstawie należy podjąć decyzję o tym, czy to plan powinien podlegać zmianie ze względu na niemożność wykonania, czy należy zmienić sposób działania w celu lepszego wykonania planu.

To co ważne, to że w trakcie realizacji to nie budżet powinien być dostosowany do działania, ale odwrotnie.

Należy też pamiętać, że zarząd musi na bieżąco monitorować i analizować, by podejmować właściwe decyzje finansowe. Umiejętne zarządzanie finansami musi gwarantować płynność finansową – jej brak uniemożliwia organizacji stabilnie funkcjonować. Przypomnijmy, że płynność finansowa to zapewnienie w organizacji środków finansowych, pozwalających zachować ciągłość prowadzonych działań i osiągania założonych celów.

Kolejną rzeczą na którą trzeba zwrócić uwagę jest to, że strategiczne decyzje dotyczące zarządzania finansami, planowania przyszłych źródeł finansowania działań powinna należeć do zarządzających.

Do zarządzających należą decyzje dotyczące:
– określenia przychodów i kosztów,
– podjęcia decyzji na jakie cele zgromadzone środki będę przeznaczone,
– wybór źródeł finansowania,
– zapewnienie płynności finansowej.

Potrzebujesz pomocy w kwestii finansowej Twojej organizacji? Czym jest rok obrotowy? Jak określić przychody i koszty? Jak opracować plan roczny? Chcesz dowiedzieć się więcej o planowaniu budżetu? Wybierz najbliższy Lokalny Inkubator NGO, skontaktuj się i umów się na doradztwo już dziś! 

Źródło: www.ksiegowosc.infor.pl, www.publicystyka.ngo.pl
Foto: www.pexels.com