Zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji pozarządowej

Najważniejszym kapitałem każdej organizacji są ludzie, którzy ją tworzą i pełnią w niej różne role i funkcje. Osoby zarządzające organizacją powinny dbać o ludzi i tak nimi zarządzać, aby ich praca przyczyniała się do osiągania założonych przez organizację celów i pełnionej misji.

Każda organizacja pozarządowa ma swoją misję i cele, których osiągniecie jest konieczne dla realizacji wyznaczonej przez nią wizji. Aby sprawnie realizować cele i misję potrzebna jest strategia określająca mechanizmy i sposób ich realizacji. Z kolei aby osiągać założone cele organizacja dysponuje różnymi zasobami: ludzkimi, rzeczowymi, finansowymi. Najważniejszym kapitałem organizacji są ludzie: pracownicy, członkowie, wolontariuszem.

Wybór konkretnego sposobu zarządzania zasobami ludzkimi będzie zależał od specyfiki danej organizacji. Istotne jest odpowiedzenie na pytania, dotyczące znaczenia personelu oraz poszczególnych jego grup dla organizacji, a także próba stworzenia docelowego planu rozwoju organizacji w perspektywie kilku lat.

Zadania i relacje ludzi oraz korzystanie z posiadanych zasobów powinny przyczyniać się do realizacji celu. Przydatne są w tym narzędzia organizowania codziennej pracy: podział obowiązków i odpowiedzialności, struktura organizacyjna, zasady komunikacji, procedury i zasady funkcjonowania organizacji, narzędzia monitorowania zadań.

Organizowanie pracy:

• pozwala oszczędzić czas: ludzie wiedzą, co, kto i kiedy ma zrobić
• ułatwia podejmowanie decyzji
• przekłada się na efektywność pracy
• zwiększa poczucie bezpieczeństwa osób w organizacji
• czasem pojawia się opinia, że może zmniejszać kreatywność i niezależność (poprzez ustrukturalizowanie)

Dobra strategia zarządzania zasobami ludzkimi powinna uwzględniać etap rekrutacji pracowników. Jeszcze przed jej rozpoczęciem, organizacja musi podjąć decyzję, które zadania będzie realizować przy wsparciu wolontariuszy, a które powierzy pracownikom etatowym. Zarówno w pierwszym jak i w drugim przypadku, najistotniejsze jest zapewnienie takiej kadry, która będzie się utożsamiać z misją, wartościami i celami organizacji.

Kolejnym elementem strategii powinny być kwestie związane z adaptacją pracownika czy też wolontariusza, która powinna być zaplanowana i przeprowadzona przez organizację, a także zapoznanie pracownika/wolontariusza z zakresem jego obowiązków.

Znaczącą rolę w NGO odgrywa system motywowania pracowników i wolontariuszy. Jednym ze sposobów wykorzystywanych przez liderów do motywowania swoich pracowników są ankiety, służące badaniu satysfakcji pracowników.

Innym ważnym sposobem motywowania pracowników trzeciego sektora jest przeprowadzanie szkoleń. Pomimo ograniczonych w porównaniu do podmiotów prywatnych zasobów finansowych, szkolenie pracowników i inwestowanie w ich rozwój może i powinno być realizowane. Szkolenia mogą nie angażować profesjonalnych firm, lecz bazować na wewnętrznym przekazie wiedzy w organizacji lub też wzajemnym uczeniu się od innych podmiotów trzeciego sektora, działających w podobnym obszarze zainteresowania, co organizacja zgłaszająca popyt na szkolenia

W organizacjach pozarządowych kluczową rolę odgrywają motywatory pozafinansowe. Wśród nich znajdują się:

• tworzenie pozytywnej atmosfery w pracy,
• związanie pracownika z misją organizacji,
• zapewnienie elastycznego czasu pracy,
• tworzenie możliwości rozwoju i awansu,
• pozostawianie szerokiego pola na własną inicjatywę i samodzielność,
• zasięganie opinii oraz udział pracowników w decyzjach dotyczących organizacji,
• wyrażanie uznania i ocenianie,
• urozmaicanie wykonywanych zadań oraz powierzanie coraz bardziej odpowiedzialnych obowiązków,
• możliwość elastycznego dobierania współpracowników.

Zdaniem Moniki Chomątowskiej, najczęstszym problemem w zarządzaniu wolontariuszami są braki w ich doświadczeniu i wiedzy, co potwierdza podobną jak w przypadku pracowników etatowych, potrzebę szkoleń. Aby wolontariusze efektywnie wykonywali swoje zadania, konieczne jest uwzględnianie przy ich zatrudnianiu potrzeb organizacji, koordynowanie ich pracy, prawidłowe przeprowadzenie procesu rekrutacji, określenie obowiązków wolontariusza, przygotowanie go do pracy, wdrożenie i przeszkolenie, wspieranie i nadzorowanie, zapewnienie jego prawidłowych relacji z pracownikami etatowymi (często pomiędzy tymi dwoma grupami dochodzi do konfliktów, gdyż pracownicy płatni nie doceniają wkładu wolontariuszy dla funkcjonowania organizacji) oraz odpowiednie pozafinansowe nagradzanie wolontariuszy (chociażby poprzez słownie wyrażone podziękowanie).

Jeżeli osoby zarządzające organizacjami pozarządowymi nie sprawią, że to właśnie człowiek–pracownik będzie przez nie doceniony, nie będą w stanie przyciągnąć nowych osób, o pozyskanie których muszą rywalizować z sektorem prywatnym dużo bardziej zasobnym w środki materialne, a tym samym motywatory finansowe. Jeżeli pracownikom nie można dać takich samych wynagrodzeń, jakie jest w stanie zaoferować sektor prywatny, należy im to zrekompensować motywatorami pozafinansowymi. Nie jest to szczególnie trudne w przypadku osób o nastawieniu ideowym i prospołecznym, a taka jest grupa, spośród której rekrutuje się większość pracowników organizacji pozarządowych.

Jak przeprowadzić proces rekrutacyjny? Co to jest onboarding i jak go przeprowadzić? Jak przeprowadzić rozmowy rozwojowe oraz udzielić informacji zwrotnej? Od czego zacząć tworzenie strategii motywacji oraz dobór narzędzi motywowania? Chcesz wiedzieć więcej? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszym doradcą. Wybierz najbliższy Lokalny Inkubator NGO, skontaktuj się i umów się na spotkanie już dziś! 

Źródło:

• Miesięcznik: Przegląd organizacji, nr 7 2015 r. Monika Chomątowska: Zarządzanie zasobami ludzkimi w organizacji pozarządowej
• https://poradnik.ngo.pl/organizowanie-zasobow-ludzkich