Zarządzanie organizacją, nie nastawioną na zysk ale na efekt społeczny, to ogromne wyzwanie

Podejście do procesów zarządzania organizacjami pozarządowymi ulega ciągłej transformacji. Jest to naturalna konsekwencja oddziaływania wielu czynników – procesów zachodzących w systemie społeczno-gospodarczym, wpływu roli 3. sektora na funkcjonowanie obywateli i państwa czy też zmieniających się potrzeb, na które jako organizacje odpowiadamy. Wzrost znaczenia procesów zarządzania wynika między innymi ze stopnia dojrzałości organizacji pozarządowych w Polsce. 

Fazy rozwoju NGO w Polsce

(na podst. J Boczoń, prezentacja podczas panelu „Silne organizacje”, IV OFIP, Warszawa 2005 r.)

I Faza – spontaniczny altruizm / 1989-1993

• dynamiczny przyrost organizacji,
• chęć samodzielnego podejmowania wszystkich wyzwań i małe nastawienie na współpracę („choroba wieku dziecięcego”),
• wychodzenie z cienia, czyli podejmowanie jawnych działań na rzecz osób, grup, instytucji, środowiska.

II Faza – poszukiwanie miejsca i roli NGO / 1994-2004

• uzgodnienia polityczne dotyczące znaczenia, roli i miejsca dla stowarzyszeń i fundacji,
• regulacja prawa lokalnego oraz na szczeblu państwowym – w tym czasie powstały pierwsze programy współpracy oraz weszła w życie ustawa o pożytku publicznym i o wolontariacie.

III Faza – budowanie profesjonalizmu sektora NGO / od momentu przystąpienia Polski do Unii Europejskiej

• standaryzacja działań merytorycznych, czyli określanie norm realizacji np. zadań publicznych wspierających realizowanie wysokiej jakości zadań publicznych za określone wynagrodzenie,
• budowanie reprezentacji sektora, dbającego o  uwzględnianie roli oraz włączenie organizacji pozarządowych do wszelkich istotnych decyzji dotyczących kwestii społeczno-gospodarczych w kraju,
• tworzenie nowych miejsc pracy,
• ekonomizacja organizacji pozarządowych, czyli prowadzenie działalności gospodarczej i odpłatnej, pozwalającej na uniezależnienie się od publicznych środków,
• wdrażanie metod i narzędzi zarządzania organizacją pozarządową.

Obszary zarządzania organizacjami pozarządowymi

Kluczowe obszary zarządzania organizacjami pozarządowymi to: 

• zarządzanie zespołem – ogół działań skupionych wokół budowania i rozwijania sprawnego, skutecznego i efektywnego zespołu organizacji, zaangażowanego w realizację jej misji i celów statutowych. Obejmuje planowanie rozwoju zespołu, zapewnienie integracji i współpracy, motywowanie, monitorowanie postępów oraz rozwój wolontariatu wewnętrznego. Istotne jest również budowanie kompetencji osób zaangażowanych w działalność organizacji.
  
• zarządzanie finansami – całokształt działań mających na celu zapewnienie stabilnej sytuacji finansowej organizacji w bieżącej i przyszłej perspektywie czasowej. W praktyce dotyczy to w szczególności planowania budżetu, pozyskiwania i dysponowania środkami finansowymi (w tym pochodzącymi z działalności gospodarczej), bieżącego monitorowania stanu finansów i zapewnienia płynności finansowej.
  
• komunikowanie i kształtowanie relacji – działania mające na celu kreowanie pozytywnego wizerunku organizacji poprzez budowanie właściwych relacji zarówno wewnątrz zespołu, jak i z partnerami zewnętrznymi. Odpowiednie komunikowanie pozwala wzmocnić organizację od wewnątrz, czyli zbudować zaufanie w zespole, lepiej go zintegrować, a jego członków skłonić do większego zaangażowania. Sprzyja także lepszemu postrzeganiu organizacji na zewnątrz, co z kolei umożliwia skuteczniejszą prezentację oferty, pozyskanie lojalności odbiorców i zachęcenie ich do współpracy. 
  
• rozwój i doskonalenie organizacji – sekwencja działań i decyzji podejmowanych przez osoby zarządzające organizacją w celu zapewnienia jej długofalowej i bieżącej stabilności funkcjonowania. Rozwój i doskonalenie organizacji tworzy strukturę i wytycza ramy dla realizacji pozostałych obszarów zarządzania, umożliwiając jednocześnie realizację działalności statutowej.

Każdy z obszarów jest istotny i kompatybilny w stosunku do pozostałych, przy czym obszarem nadrzędnym jest rozwój i doskonalenie organizacji.

Zarząd 

Zarząd jest organem wykonawczym organizacji pozarządowej. Zazwyczaj liczy od 3 do 7 osób, które ponoszą odpowiedzialność za kierowanie działalnością organizacji. Organem uchwałodawczym jest walne zgromadzenie członków stowarzyszenia bądź rada fundacji. Wydaje on decyzje w postaci uchwał, których wykonawstwo spoczywa właśnie na zarządzie. Kompetencje walnego zgromadzenia jak i zarządu w przypadku każdej organizacji, szczegółowo powinien określać statut tejże NGO. 

Kompetencje zarządu zwykle obejmują kluczowe obszary: planowanie strategiczne, bieżąca koordynacja działań, zarządzanie zespołem, współpraca z otoczeniem oraz pozyskiwanie funduszy na działalność organizacji.

Rola zarządu nie jest łatwa, zważywszy na fakt, że najczęściej osoby z zarządu świadczą swoje usługi nieodpłatnie. 

Partycypacja w zarządzaniu

Zarządzanie organizacją pozarządową to całokształt działań, podejmowanych przez osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie organizacji. Odpowiednie i przemyślane zarządzanie pozwala zapewnić skuteczną i efektywną realizację celów statutowych NGO.

Ważne jest zapewnienie realnego współuczestniczenia osób związanych z organizacją w jej zarządzaniu. Dlaczego? Bo to jeden z fundamentów trwałości organizacji. Ludzie związani misją chcą i powinni współdecydować o wspólnych działaniach.
W większych organizacjach proces ten jest skomplikowany. Członkowie, pracownicy i wolontariusze to grupy, których współudział w zarządzaniu powinien być zapewniony w sprawny sposób. Partycypacja nie oznacza zawsze decyzyjności, decyzyjność spoczywa na walnym zgromadzeniu stowarzyszenia lub radzie fundacji, zarządzie, kierownikach i koordynatorach. Współudział i ostateczną decyzyjność należy dobrze wyważyć. Podstawą jest sprawne przekazywanie istotnych informacji do wszystkich grup, organizowanie skutecznych konsultacji w sprawach wymagających namysłu, zasięganie opinii i podejmowanie decyzji na podstawie uzyskanych informacji.

Jak zmierzyć efektywność zarządzania? Jak połączyć kolektywność z inspirującym przywództwem? Jak zapewnić partycypację w zarządzaniu osób związanych z organizacją – członków, pracowników czy wolontariuszy?

Zapraszamy do kontaktu! Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji z naszym doradcą. Świadczymy również bezpłatne usługi TUTORINGU – czyli wsparcia „szytego na miarę”.
Wybierz najbliższy Lokalny Inkubator NGO, skontaktuj się i umów się na spotkanie już dziś!

Źródło: Organizacja 2.0 „Jak zarządzać organizacją pozarządową prowadzącą działalność gospodarczą?”, Stowarzyszenie Centrum Promocji i Rozwoju Inicjatyw Obywatelskich PISOP, 2014 r.