O obowiązkach związanych z Pracowniczymi Planami Kapitałowymi

Pracownicze Plany Kapitałowe to kolejny obowiązek dla organizacji pozarządowych w Polsce, z którymi większość powinna już sobie poradzić, jako że termin jego wdrożenia upłynął rok temu. Mimo petycji, jaką do Sejmu złożyła Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych (jesień 2021), nie doczekaliśmy się zmiany znoszącej ten obowiązek z małych organizacji nieprowadzących działalności gospodarczej. Zwolnienie z tego obowiązku obejmuje natomiast mikroprzedsiębiorców. 

Pracownicze Plany Kapitałowe mają z założenia cel systematycznego gromadzenia oszczędności przez pracownika z przeznaczeniem na wypłatę po osiągnięciu przez niego co najmniej 60. roku życia. Ten program długoterminowego oszczędzania wchodzi w skład tzw. III filaru polskiego systemu emerytalnego. Został powołany ustawą z 4 października 2018 roku o pracowniczych planach kapitałowych, która weszła w życie 1 stycznia 2019 roku. Za wdrożenie oraz ewidencjonowanie całego programu odpowiedzialny jest Polski Fundusz Rozwoju oraz powołana w drodze art. 77 ustawy o PPK spółka zależna PFR Portal PPK. Nadzór nad systemem sprawuje Komisja Nadzoru Finansowego. 

Osoba zatrudniona

Gdy organizacja jest podmiotem zatrudniającym co najmniej jedną osobę zatrudnioną – powinna utworzyć pracowniczy plan kapitałowy. „Osobę zatrudnioną” określa się jako osobę wykonującą pracę również na podstawie umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług (oprócz pracowników zatrudnionych na umowy o pracę), podlegającą obowiązkowym składkom społecznym – emerytalnym i rentowym. Dla pracowników program jest dobrowolny, dla pracodawców zaś obowiązkowy. Objęty jest ustawowym nakazem powszechności, co oznacza, że każdy pracownik w wieku 18-55 lat musi zostać automatycznie zapisany do PPK przez swojego pracodawcę. Osoby w wieku 55-70 lat nie są do programu domyślnie zapisani. Mogą jednak do niego przystąpić po złożeniu do pracodawcy wniosku o przystąpienie do programu. Pracodawca ma natomiast obowiązek ich wcześniej poinformować o takiej możliwości. Osoby powyżej 70 roku życia nie są w PPK uwzględniani. Pracownik może z PPK zrezygnować poprzez złożenie pracodawcy deklaracji o rezygnacji z wpłat na PPK. Jeśli pracownik nie złoży takiej deklaracji, pracodawca obowiązany jest odprowadzać na PPK odpowiednią część wynagrodzenia pracownika, jak i wpłacać odpowiednią część ze swoich środków. Na koncie pracownika gromadzone są więc środki pochodzące z jego własnego wynagrodzenia, przekazanych przez pracodawcę oraz dopłat z budżetu państwa. Nakłanianie pracowników do rezygnacji z PPK podlega surowej karze grzywny.

Wpłaty

Obowiązkowa wpłata pracownika wynosi 2% jego wynagrodzenia. Obowiązkowa wpłata pracodawcy to 1,5% wynagrodzenia pracownika. Do tego wpłata powitalna z budżetu państwa – 250 zł (jednorazowo) oraz dopłata roczna z budżetu państwa – 240 zł rocznie. Takie są podstawowe i obowiązkowe wysokości wpłat. Pracownik może w dowolnym momencie zrezygnować poprzez złożenie pracodawcy stosownej deklaracji, której wzór określa rozporządzenie ministra finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych.
Oprócz wpłat obowiązkowych, przewidziana jest możliwość dokonywania wpłat dodatkowych, dobrowolnych. Niezależnie od siebie – pracownik i pracodawca – mogą zasilać konto pracownika w PPK. Maksymalna wysokość dobrowolnej wpłaty pracownika wynosi do 2% jego wynagrodzenia, a maksymalna wysokość dobrowolnej wpłaty pracodawcy to do 2,5% wynagrodzenia pracownika. Zasady dobrowolnych wpłat pracodawcy muszą być opisane w przyjętym przez organizację regulaminie wynagradzania. Uwzględnia się je również w umowie o zarządzanie z instytucją finansową. 

Zarządzanie i prowadzenie PPK

Jedynie w sytuacji, w której organizacja pozarządowa prowadzi działalność gospodarczą (ma status mikroprzedsiębiorcy), a wszyscy pracownicy podpisali oświadczenie o wystąpieniu z PPK, uprawnia organizację do nie podpisania umowy na zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową. W innych przypadkach organizacje podlegają obowiązkom ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Ustawy nie stosuje się do mikroprzedsiębiorcy – czyli podmiotu prowadzącego działalność gospodarczą i zatrudniającego nie więcej niż 10 osób
Listę instytucji finansowych oferujących zarządzanie PPK można znaleźć na oficjalnej stronie programu: https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html. Proces wyboru instytucji zarządzającej należy udokumentować.
Umowę z instytucją zarządzającą może zostać zawarta w dowolnej formie dopuszczalnej na gruncie Kodeksu cywilnego, jednak jej treść powinna móc zostać utrwalona na trwałym nośniku w postaci elektronicznej. Po zawarciu umowy o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową, pracodawca zawiera z tą instytucją – w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych – umowę o prowadzenie PPK. Zawiera się ją po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia pracownika w organizacji, nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Pracodawcy, w tym NGOsy, mają obowiązek prowadzić przy tym dokumentację, którą należy później archiwizować. Często pojawia się też konieczność dostosowania programu księgowego do obowiązujących wymogów.

W przypadku zmian w zatrudnieniu – nowe osoby zatrudnione należy objąć programem. Od 1 stycznia 2021 r. zatrudnienie każdej – nawet tylko jednej – osoby, od której organizacja pozarządowa będzie rozliczała składki ubezpieczenia społecznego (emerytalnego i rentowego) w ZUS, będzie powodowało konieczność realizacji obowiązków związanych z PPK.

Informowanie pracownika
Każda osoba zatrudniona powinna zostać poinformowana przez pracodawcę o: PPK i zasadach ich finansowania, wysokości wpłat pracownika i pracodawcy, o możliwości dokonywania wpłat dobrowolnych i ich wysokości, o przysługującej z budżetu państwa wpłacie powitalnej i rocznej. Osoba zatrudniona powinna również dowiedzieć się od pracodawcy, że może w dowolnym momencie zrezygnować z PPK jak i ponownie przystąpić, że istnieje możliwość obniżenia wpłaty obowiązkowej dla pracownika, którego wynagrodzenie osiągane z różnych źródeł w danym miesiącu nie przekracza kwoty odpowiadającej 1,2-krotności minimalnego wynagrodzenia oraz, że pracownik powyżej 55 roku życia może dobrowolnie przystąpić do programu.

Nowelizacja

20 Maja 2022 r. została ogłoszona nowelizacja ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Nowe regulacje mają na celu uproszczenie funkcjonowania PPK oraz uwzględniają wiele istotnych postulatów z rynku. Niestety nie znalazły się wśród nich zapisy wyłączające z tego obowiązku małe organizacje pozarządowe nie prowadzące działalności gospodarczej.

Główne zmiany w przepisach dotyczących PPK to:

• możliwość wcześniejszego „zapisania” pracownika do PPK – już po 14 dniach zatrudnienia (maksymalny termin na zawarcie umowy o prowadzenie PPK dla osoby zatrudnionej pozostaje bez zmian); 
• uregulowanie trybu zwrotu nienależnych wpłat do PPK; 
• ujednolicenie terminów dokonywania wpłat do PPK i obowiązywania deklaracji składanych przez uczestników PPK; 
• nadanie płatnikowi składek na ubezpieczenia społeczne statusu podmiotu zatrudniającego – w przypadku, gdy pracodawca/zleceniodawca nie ma numeru identyfikacyjnego (NIP lub REGON); 
• nadanie Państwowej Inspekcji Pracy uprawnienia do ścigania wykroczeń polegających na nakłanianiu osób zatrudnionych do rezygnacji z oszczędzania w PPK. 

Czy osoba ucząca się zatrudniona na umowę zlecenie podlega PPK? Co w przypadku gdy pracownik podlega więcej niż jednej umowie zatrudnienia? Czy stowarzyszenie prowadzące uproszczoną księgowość musi zawrzeć umowę na zarządzanie i prowadzenie PPK? Co gdy tak się nie stanie? Czy umowę na zarządzanie i prowadzenie PPK z instytucją finansową można zmienić? 

Potrzebujesz konsultacji? Umów się na BEZPŁATNE spotkanie z doradcą. Wybierz najbliższy Lokalny Inkubator NGO, skontaktuj się i umów się na doradztwo już dziś!

Żródło: www.mojeppk.pl, www.ngo.pl