W wyniku kwietniowej nowelizacji ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu organizacje pozarządowe zostały zobowiązane do zgłaszania danych o osobach sprawujących kontrolę nad organizacją do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR). Nowelizacja ta objęła wszystkie organizacje pozarządowe zgłoszone do Krajowego Rejestru Sądowego, natomiast obowiązek ten omija stowarzyszenia zwykłe i związki stowarzyszeń.

Na spełnienie tego wymogu organizacje pozarządowe miały czas od 31 października 2021 do 31 stycznia 2022 – dotyczy to organizacji wpisanych do KRS przed dniem 31 października 2021 r.. Natomiast nowe organizacje pozarządowe, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego po dniu 31 października 2021 r., musiały się zgłosić do CRBR w terminie 7 dni od dnia wpisania organizacji do KRS.

DSINGO w gotowości 

W związku z wprowadzeniem nowego obowiązku nałożonego na organizacje pozarządowe Lokalne Inkubatory działające w ramach Dolnośląskiej Sieci Inkubatorów NGO zorganizowały szereg działań wspierających dolnośląskie podmioty trzeciego sektora m.in.:

• Inkubatory zorganizowały i przeprowadziły szkolenia, które dotyczyły obowiązku wpis do Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Uczestnicy mogli uzyskać informacje m.in. tj. co to jest Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych; Jakie podmioty podlegają wpisowi do CRBR; Kim jest beneficjent rzeczywisty; Kto zgłasza beneficjenta rzeczywistego do CRBR; Jakie dane należy podać w zgłoszeniu do CRBR; Jak dokonać takiej rejestracji.
  
  Szkolenia odbywały się mi.in. w Dzierżoniowie, Głogowie, Świdnicy, Bystrzycy Kłodzkiej, Kłodzku, Zielonej Górze oraz on-line i to dwukrotnie dla Zbąszynia (pogranicza lubusko-wielkopolskiego) i Trzebnicy (powiatu trzebnickiego i okolicznych. Cieszyły się one ogromnym zainteresowaniem, bo skorzystało z nich ok. 206 organizacji pozarządowych.
  
• Udzieliły doradztwa ok. 170 organizacjom – doradcy Inkubatorów NGO pomagali przejść krok po kroku przez całą rejestrację w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. 
  
• Zorganizowano 2 on-linowe Dyżury Eksperta na platformie ZOOM. Dzięki czemu 19 organizacji pozarządowych, które nie miały możliwości skorzystania ze szkoleń stacjonarnych, mogły uzyskać wsparcie uczestnicząc w spotkaniu zdalnym. 

Patrycja Staniszewska, jedna z doradczyń Lokalnych Inkubatorów, po rozmowach z przedstawicielami NGO, poznaniu ich opinii i problemów przy zgłaszaniu się do CRBR oraz po wymianie z innymi doradcami swoich doświadczeń i informacjami zdobytymi podczas udzielania pomocy przedstawicielom NGO, stwierdziła: – Dokonanie zgłoszenia beneficjenta rzeczywistego do CRBR jest wyzwaniem, w szczególności dla organizacji pozarządowych, których przedstawiciele mają niskie kompetencje cyfrowe.

Natomiast Waldemar Weihs, który przeprowadził szereg szkoleń oraz doradztw w ramach różnych projektów m.in. „Pozarządowego Ostrego Dyżuru” czy programu PROO dla organizacji pozarządowych wymienił kilka niezwykle istotnych spraw.  – Najwięcej problemów dla organizacji, które zgłaszały się na doradztwo czy szkolenia, przysparzało rozróżnienie zgłaszającego od beneficjenta, gdyż w przypadku członków zarządu, którzy reprezentują organizację należy wpisać ich w dwóch rolach. Część organizacji popełniała błąd przy określaniu beneficjentów rzeczywistych wpisując tylko reprezentantów organizacji, a nie np. cały zarząd. Niekiedy pod formularzem brakowało podpisów wszystkich reprezentantów stowarzyszenia czy fundacji. W fundacjach bardzo często nie wpisywano osób z organów władzy, których wprost nie mają wpisanych w statutach – ocenia.

Co jeszcze stanowiło problem przy dokonywaniu zgłoszenia?

CRBR a problemy dla NGO

Według danych Głównego Urzędu Statystycznym w 2020 r. działało 95,2 tys. rejestrowych organizacji non-profit. Biorąc pod uwagę liczbę zarejestrowanych organizacji, jak również inne specyficzne cechy podmiotów np. zróżnicowany charakter działalności, wielkość, przychody finansowe, dostępność cyfrową oraz trzymiesięczny termin wywiązania się z obowiązku zgłoszenia do CRBR, jak również dostępność do informacji, to można założyć, że nie do wszystkich organizacji informacja o spełnieniu obowiązku zgłaszania informacji do CRBR mogła dotrzeć w odpowiednim czasie. 

Oczywiście są informacje zamieszczane na stronach Ministerstwa Finansów m.in. na www.podatki.gov.pl/crbr/ czy stronach internetowych i portalach społecznościowych organizacji wspierających i parasolowych, takich jak np. www.ukaszz19.sg-host.com lub serwisach branżowych jak www.ngo.pl. Pojawiają się tutaj jednak pytania: Co z organizacjami, które nie są aktywne w Internecie lub są wykluczone cyfrowo ze względu na brak lub niskie kompetencje swoich przedstawicieli czy członków organizacji? Czy podjęto odpowiednie środki w celu zapewnienia im i osobom ze szczególnymi potrzebami alternatywnego dostępu do informacji?

Poza dostępem do informacji, osoby zgłaszające dane do CRBR zaobserwowały szereg problemów, które ujawniły się wraz z wypełnianiem zgłoszenia w aplikacji CRBR w kilku obszarach.

Kim jest zgłaszający?

Zgodnie z art. 61 ust.1 ustawy dane do CRBR zgłosić może tylko osoba uprawniona do reprezentacji organizacji, bez możliwości upoważnienia np. pełnomocników. Zgłoszenie należało dokonać tylko w formie elektronicznej i to mogło stanowić problem dla osób z niskimi kompetencjami cyfrowymi, niemającymi, z różnych powodów, dostępu do Internetu czy wiedzy dotyczącej tego jak poprawnie uzupełnić formularz, a następnie skutecznie go wysłać. Na dodatek sama aplikacja nie ułatwia zgłaszającemu jej wypełnienia, gdyż nie została dostosowana do specyfiki organizacji pozarządowych, a instrukcja opisuje tylko jak to mogą zrobić spółki.

Powyższe potwierdza to również prezes Fundacji Merkury – Ważną kwestią jest brak dostosowania CRBR do organizacji pozarządowych. W rejestrze wszystkie informacje i teksty dotyczą spółek, a o organizacji nie ma żadnych wzmianek, wygląda to jakby formularz nie dotyczył NGO, przez co wielu reprezentantów nie wysyła zgłoszeń do Rejestru. Brak odniesień do organizacji powoduje, że nie jasne stają się również niektóre warianty do wyboru np. którą z opcji wybrać przy uprawnieniach: bezpośrednią, pośrednią czy inną. Dodatkowo niektóre z przeglądarek przekłamują nazwy, a w plikach pojawia się inne słownictwo niż na stronie, powodując duży dysonans. Wprowadziwszy część danych i uzupełniając kolejne wyskakują powiadomienia, że jest to błędnie uzupełnione lub jest puste. Skutkowało to tym, że zgłaszający wycofywał zmiany i rezygnował z wysyłania formularza, choć były one prawidłowo wybrane oraz wpisane i system przyjąłby zgłoszenie – mówi Waldemar Weihs.

Kolejną trudnością dla niektórych organizacji był fakt, że zgłoszenie można było zrobić tylko w formie cyfrowej, a od osób uprawnionych do reprezentacji organizacji, wymagano posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Mogłoby się wydawać, że w tej kwestii nie powinny pojawić się problemy, bo kto w dzisiejszych czasach nie posiada profilu zaufanego? Jednakże przy wypełnianiu zgłoszeń niekiedy okazywało się, że nie wszyscy reprezentacji taki profil posiadają.

Kim są beneficjenci rzeczywiści?

W przypadku organizacji pozarządowych, przy dokonywaniu zgłoszenia, kluczowe było i jest ustalenie beneficjenta rzeczywistego.

Ustawa mówi, że beneficjentem rzeczywistym jest „każda osoba fizyczna sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez klienta, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna”.

Dodatkowym warunkiem, który musi spełniać beneficjent rzeczywisty, jest dysponowanie przez niego tj. osobę fizyczną więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, a jeśli nie można ustalić tożsamości takich osób, to wskazuje się osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze.

Definicja przedstawiona w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, dla organizacji pozarządowych nie jest zbyt jasna, a dodatkowo określenie „beneficjent” lub „klient” mogą zostać mylnie zrozumiane. 

W przedstawionej definicji klientem będzie organizacja pozarządowa, a beneficjentami nie będą odbiorcy działań (jak to z reguły kojarzą organizacje) tylko osoby fizyczne, które mają bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad stowarzyszeniem rejestrowym (nie dotyczy to stowarzyszeń zwykłych!), fundacją czy inną organizacją zarejestrowaną w KRS, działającą na Prawie o stowarzyszeniach.

Także przy wskazaniu beneficjentów rzeczywistych, szczególnie w fundacji, wymagana jest każdorazowa weryfikacja uprawnień i odpowiedzialności organów stanowiących określonych w statucie i przeanalizowanie ich kompetencji, które potwierdzą faktyczną decyzyjność w organizacji.

Jak określić charakter uprawnień w NGO?

Po uzupełnieniu danych takich jak NIP, rodzaj organizacji, uzupełnienia danych osobowych (imię, nazwisko, PESEL, obywatelstwo, kraj zamieszkania) należało uzupełnić charakter uprawnień beneficjenta rzeczywistego, ale to też mogło budzić wiele wątpliwości, bo do wyboru było raptem wskazanie jednej z trzech opcji:

• bezpośrednie uprawnienia właścicielskie/reprezentant,
• pośrednie uprawnienia właścicielskie,
• inne uprawnienia.

Zgłaszający mogli mieć problem z zakwalifikowaniem beneficjenta rzeczywistego organizacji pozarządowej do jednego z trzech wskazanych wariantów, a NGO dotyczy tylko ostatni punkt „inne uprawnienia”. Na stronie pojawiają się komunikaty przy tych opcjach, natomiast nie ma tam odniesienia do organizacji pozarządowych czy spółdzielni. W ustawie też próżno szukać kryteriów dla stowarzyszeń rejestrowych czy fundacji.

Termin zgłoszenia do CRBR

Dnia 31 października 2021 r. weszły w życie przepisy ustawy z dnia 30 marca 2021 r. o zmianie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która m.in. poszerza krąg podmiotów obowiązanych do zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) o organizacje pozarządowe.

Organizacje pozarządowe obowiązek ten musiały spełnić w terminie trzech najintensywniejsze dla III sektora miesiącach, gdyż okres obejmujący miesiące od listopada 2021 do stycznia 2022 był okresem pisania i składania przez organizacje wniosków o dotacje, podsumowywania rocznej działalności organizacji oraz składania sprawozdań z realizacji zadań publicznych. 

Termin zgłaszania zmian do CRBR

Niepewność wśród organizacji stwarza również termin na zgłoszenie zmian do CRBR. 

W ustawie jest napisane: „1a. Informacje zgłoszone do Rejestru są aktualizowane w przypadku podmiotów, o których mowa w: 1) art. 58 pkt 1–5 i 7–13, w terminie 7 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 7 dni od dnia ich dokonania; 2) art. 58 pkt 6, w terminie 7 dni od dnia dokonania ich zmiany”. 

Co w przypadku stowarzyszeń czy fundacji?

Zapytany o to Waldemar Weihs, prezes Fundacji Merkury i doradca Lokalnego Inkubatora w Wałbrzychu stwierdził: – Ustawa nie jest klarowna na tyle, żeby organizacje wiedziały, kiedy należy wprowadzić zmiany. W ustawie jest mowa o 7 dniach od wpisu do KRS, natomiast tyczy się to spółek. W przypadku organizacji pozarządowych jest mowa o 7 dniach od zaistnienia zmiany. Ta informacja pojawiła się w komunikatach Ministra, natomiast nie każdy zgłaszający do nich dotarł.

Przy aktualizacji danych istotne jest więc rozróżnienie zmian obowiązujących od momentu ich zaistnienia od tych, które obowiązują dopiero w momencie ich wpisu do KRS. 

Jeszcze więcej kar

Ustawodawca informuje, że brak zgłoszenia informacji do CRBR lub wymaganej aktualizacji danych, a także podanie w CRBR danych niezgodnych ze stanem faktycznym naraża organizacje pozarządowe na sankcję administracyjną w postaci kary pieniężnej. Karą pieniężną jest również zagrożony sam beneficjent rzeczywisty, który nie dostarczył podmiotowi wszystkich informacji oraz dokumentów niezbędnych do zgłoszenia i aktualizacji

Niewywiązanie się z obowiązku zgłoszenia odpowiednich danych do CRBR w terminie określonym przepisami ustawy może skutkować nałożeniem przez ustawodawcę wysokich kar, gdyż:

• niezgłoszenie beneficjenta rzeczywistego oraz podanie informacji niezgodnych ze stanem faktycznym zagrożone jest karą aż do 1.000.000 zł;
• nie podanie osobie uprawnionej do dokonania zgłoszenia przez beneficjenta rzeczywistego niezbędnych lub niewłaściwych informacji, co spowoduje nie wywiązanie się z nałożonego obowiązku przez organizacje skutkować będzie nałożeniem kary w wysokości do 50 000 zł na samego beneficjenta ostatecznego.

Mając świadomość o srogich karach na Dolnym Śląsku Sieć Inkubatorów NGO stara się jak najszerzej informować o zmianach i wprowadzonym nowym obowiązku m.in. poprzez świadczenie bezpłatnego doradztwa dla organizacji pozarządowych. Jednakże Waldemar Weihs zauważa: – Pomimo starań doradców DSINGO to wciąż jest za mało. Przyglądając się bardziej szczegółowo sytuacji organizacji pozarządowych w poszczególnych gminach okazuje się, że maksymalnie 50 procent tych zobowiązanych do zgłoszenia beneficjentów do CRBR wypełniło ten obowiązek. Natomiast te, które dokonały rejestracji bez wsparcia naszego doradztwa, bardzo często uzupełniły formularz niepoprawnie. Wizja i strach przed brakiem możliwości uchronienia się przed tak wysokimi karami może spowodować niechęć prowadzenia działań społecznych w organizacjach, a organizacje, które zostaną ukarane mogą postawić się w stan likwidacji. Mogę z całą pewnością stwierdzić, że kara jest nieadekwatna do czynu, ponieważ jest to mała, ale i skomplikowana formalność, z którą organizacje mogą mieć nie lada problem.